So bereiten sich Unternehmen optimal vor

Sind alle Mitarbeiter richtig versichert? Wurden die Beiträge korrekt abgeführt? Sind die Unterlagen auf dem aktuellen Stand? Liegen für die Prüfer alle notwendigen Belege bereit? Wenn Betriebe all diese Fragen mit ja beantworten, dann steht einer reibungslosen Prüfung nichts mehr im Weg. Oder doch? Zu den häufigsten Fehlern und wie man diese vermeiden kann, bietet die Krankenkasse IKK classic am Donnerstag, den 16. Mai um 15:00 Uhr, ein Online-Seminar an. Teilnehmer erhalten wertvolle Infos zu Phantomlohn, zur versicherungsrechtlichen Beurteilung von GmbH-Gesellschaftern und zur Berechnung des Jahresarbeitsentgeltes höherverdienender Arbeitnehmer.

Wer spielt welche Rolle?

Die Krankenkassen (Einzugsstellen) ziehen die Beiträge zur Sozialversicherung ein, nehmen Meldungen entgegen und überprüfen, ob diese korrekt ausgestellt wurden. Für geringfügig Beschäftigte ist die Knappschaft (Minijob-Zentrale) zuständig. Die Rentenversicherungsträger prüfen, ob Betriebe die Beiträge zur Sozialversicherung (Pflichtbeiträge in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, Umlagen etc.) ordnungsgemäß abgeführt haben.

Wie oft wird geprüft?

Die Rentenversicherungsträger prüfen die Betriebe mindestens alle vier Jahre. Wenn der Arbeitgeber es wünscht, können die Prüfungen auch in kürzeren Abständen erfolgen – zum Beispiel wenn viele neue Mitarbeiter eingestellt wurden oder das Unternehmen eine höhere Nachzahlung befürchtet. Prüfungen ohne Vorankündigungen können die Einzugsstellen bei Insolvenzverfahren, Verdacht auf Schwarzarbeit, illegaler Beschäftigung, Betriebsschließungen oder bei vermuteter Beitragshinterziehung einleiten.

Ankündigung und Terminabsprache

Möglichst einen Monat, mindestens 14 Tage vorher kündigen die Rentenversicherungsträger den Termin an. Nach der Terminvereinbarung mit dem Prüfer erhält der Betrieb ein Schreiben, in dem die benötigten Unterlagen aufgeführt sind. Werden Löhne und Gehälter über einen Steuerberater oder ein externes Rechenzentrum abgerechnet, das auch die Meldungen übernimmt, kann die Prüfung auch dort stattfinden. Liegt der Termin sehr ungünstig, weil der Betriebsinhaber längerfristig aufgrund von Krankheit ausfällt, im Urlaub ist oder saisonaler Hochbetrieb herrscht, kann der Termin verschoben werden.

Dauer der Prüfung

Das hängt von der Größe des Betriebes ab: Bei kleineren Betrieben sind es meist ein bis zwei Tage, bei Unternehmen mit mehreren Hundert Mitarbeitern kommen auch schon mal mehrere Prüfer und die Prüfung dauert länger. Sie darf aber den betrieblichen Ablauf nicht zu sehr beeinträchtigen. Es ist jedoch sinnvoll, innerhalb des Betriebs einen festen Ansprechpartner zu benennen und ausreichend Zeit einzuplanen. Der Prüfer benötigt einen geeigneten Raum und bei Bedarf einen Computer mit der entsprechenden Software.

Diese Unterlagen unbedingt bereithalten

• Lohn- und Gehaltskonten aller Arbeitnehmer (einschließlich Aushilfen)
• Beitragsabrechnungen und -nachweise
• Unterlagen über die Versicherungspflicht/-freiheit: Schul- und Immatrikulationsbescheinigungen, Erklärungen von geringfügig und kurzfristig Beschäftigten über weitere Jobs, Rentenbescheide, etc.
• Gesellschafts- und Anstellungsverträge
• Berichte über Lohnsteueraußenprüfungen des Prüfzeitraums
• Ergebnisse der Prüfungen der letzten vier Jahre
• Sachkonten

Ergebnis der Prüfung

Jede Prüfung endet mit einem Abschlussgespräch, in dem die Ergebnisse erörtert werden. Wurden zu viel oder zu wenig Beiträge gezahlt, erhält das Unternehmen auch noch einen schriftlichen Bescheid. Ist der Betrieb mit dem Ergebnis nicht zufrieden, kann er innerhalb eines Monats nach Zustellung Widerspruch beim Rentenversicherungsträger einreichen.

Der Betrieb sollte außerdem die Zeit nutzen und dem Prüfer noch offene Fragen zum Versicherung-, Beitrags- und Melderecht stellen.

Weiterführendes Online-Seminar

Das Webinar „Aktuelles zur Betriebsprüfung – DRV-Infos aus erster Hand“ findet am 16. Mai  von 15:00 bis 16:30 Uhr statt. Hauptsächlich beantwortet IKK-Referent Stefan Jung diese Fragen: Was verbirgt sich hinter dem Begriff „Phantomlohn“? Wie werden GmbH-Gesellschafter versicherungsrechtlich korrekt beurteilt? Welche Besonderheiten sind bei der Berechnung des Jahresarbeitsentgeltes höherverdienender Arbeitnehmer zu beachten? Die Teilnahme ist kostenlos. Es wird lediglich ein PC oder Tablet mit Internetzugang und Audioempfang benötigt. Fragen können während des Seminars im Online-Chat gestellt werden. Anmeldung und weitere Informationen unter: www.ikk-classic.de/seminare

Kontakt:

 Kathrin Paris-Wohlgemuth

Marketing IKK classic

Burgwall 20

44135 Dortmund

 Tel.       0231 57583-31014

Fax      0800 4558888-773

kathrin.paris-wohlgemuth@ikk-classic.de